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    【Slack】リモートワークで生産性が上がる文章の書き方を考える

    【Slack】リモートワークで生産性が上がる文章の書き方を考える

    こんにちは、シンヤです!

    今回は、【Slack】リモートワークで生産性が上がる文章の書き方を考えるというテーマで、お話しいたします。


    リモートワークで「文章力がない」はかなり致命的です

    普段リモートワークで業務をしているのですが、文章力がない方が、非常に多い気がしています。

    そしてリモートワークにおいて、「文章力がない」はかなり致命的です😰

    具体的な理由は、以下の通りです。

    • 仕事というのは「文章」で成り立っているから
    • 文章がわかりづらいと、相手に誤解を与えてしまうから
    • 誤解を与えると、確認の手間やミスが発生するから

    以下にそれぞれ深掘りして解説していきたいと思います。

    仕事というのは「文章」で成り立っているから

    普段から要件定義をしたり、企画書を書いたり、人に指示を出す方ならわかると思います。
    仕事というのは、例外なく「文章」で成り立っています。

    これは、普段あなたが働いている仕事でも、副業でも、起業でも同じです。
    例えば、

    • 施策を打つ:KPI設計
    • YouTube:台本
    • 資金調達:事業計画書

    がそれぞれ必要になってきます。
    これらは全て「文章書く作業」というのが発生します。

    文章というのは、特にIT業界の様な知的労働の場合は命です。
    文章を書いたことがない人は、仕事をしていないとすら言えると思います。

    それ故に、文章を書いたことがない人は、誰かが意思決定した施策を実行しているだけの、ただの「作業者」にすぎません😱

    ただの「作業者」は、いつでも代替可能な存在です。
    はっきり言いますが、いついなくなってもかまわない存在です。

    いついなくなっても構わない存在に、優秀な人材はいません。

    それ故に「文章力がない人」に重要な仕事は任せられません。
    これはリモートワークでも、普段の業務でも同じです。

    文章がわかりづらいと、相手に誤解を与えてしまうから

    仕事というのは「文章で成り立っている」のは、先ほど解説いたしました通りです。

    仕事というのは一人で行うものではありませんので、必ず「仲間の協力」が必要です。
    そしてリモートワークの場合、仕事仲間が隣にいないので、必然的に「文章でお願いをする作業」が多くなります。

    この際、普段の業務の倍以上に、「仕事は文章で成り立っている」という現実を痛感することになります。

    文章というのは、見た相手に

    • お願いをする
    • 意図を伝える
    • 仕事をやる理由を伝える

    など、全て「伝える」という作業です。
    これは、相手に文章という「プレゼントを送る行為」といえると思います。

    普段の業務なら、文章力がなくてもこの「伝える」という作業を対面のコミュニケーションで補えます。
    ですがリモートワークの場合、文章が全てですので、対面で伝えるという手段が取れません。

    文章というのは、対面と比べてせいぜい20%ぐらいしか意図を伝えられないと言います。
    つまり対面と比べて、約5倍もコミュニケーションのコストやリスクが高くなります。

    ただでさえ対面と比べてコミュニケーションコストが高いので、文章力が低いと見た相手に誤解を与えてしまいます😰

    この「誤解」が、リモートワークの場合かなり致命的なのです😓

    誤解を与えると、確認の手間やミスが発生するから

    対面の場合、相手に誤解を与えたとしても口頭で説明すれば、すぐに問題を解決することができます。
    ですがリモートワークの場合、相手の顔や作業が見えないので、口頭で問題を解決することができません。

    つまり要件をうまく伝えられずに、相手に誤解を与えたまま作業をさせてしまうと、本来やって欲しい意図とずれた作業をさせてしまいます😱

    これを、仕事ができる同僚や上司は非常に嫌います。
    なぜなら、

    • 今までやってきた作業が全て無駄になる
    • 出来上がっていると思っている仕事が完遂していない
    • 軌道修正に大幅な時間と工数を使う
    • クライアントにも重大な損害を与えてしまう

    という感じで、この仕事上の「誤解」というのは、非常に恐ろしいのです。

    リモートワークは「意思疎通が難しい」ので、この仕事上の誤解が発生しやすいです。
    そしてこの「誤解」というのは、ことの発端はほとんどの場合「文章力のない人が書いた文章のせい」であることが多いです😓


    見やすい文章の書き方

    ここまで、リモートワークで文章力がないのは致命的な理由を解説いたしました。
    続いては、「見やすい文章の書き方に」ついて、解説いたします。

    IT業界はSlackでやり取りすることが多いので、Slackの場合に使いやすい文章の書き方でまとめてみました。

    具体的には、以下の通りです。

    1. 必ず見出しをつける
    2. 文字壁は絶対に作らない
    3. 箇条書きを多用しない
    4. 因果関係がある場合にのみ、「→」を使う
    5. 強調したい文章は、必ず太字を使う
    6. リンクは必ず文字に埋め込む
    7. 絵文字を使う

    1. 必ず見出しをつける

    見出しをつけると、文章を通じて言いたいことをすぐに伝えることができます。
    内容をぱっと見て、概論だけでも判断できればそれだけで助かります😊

    仕事をしている人は、みんな忙しいのです。
    いちいちあなたの書いた文章を見ている時間はありません。

    具体的なには、主に以下のものがあると思います。

    • 報告
    • 連絡
    • 相談
    • 依頼
    • 共有
    • お願い

    などでしょうか。
    例えば僕であれば、以下のように見出しをつけて文章を考えます。

    【お願い】
    UIに関するコメントは、今後はFigma上でお願いいたします。

    などですね。
    こちらは実際に私が送ったことのある、メッセージの一つになります。

    これだけでも「相手が何を言いたいのか」が、すぐにわかったと思います😊


    2. 文字壁は絶対に作らない

    文字壁というのは、読んで字のごとく「壁で塗りたくったかのような、改行も全くしていない文字」のことですね。
    例文を出すと、以下のような文章のことをいいます。

    今更感強いかもしれないですが、教えてください。このページって意図としてはここに表示されている情報全てに関してゲートとセンサーの距離30mを確認してくださいって意図があります?脱落も含んでいるから30m確認しなくてもいいやつも含まれている?

    この文章は、僕が実際に送られてきた文章を少し文字を変えて、載せています。
    このよな文章を送られてきたら、僕は真っ先に気を失いそうになってPCの画面を閉じたくなります。

    僕であれば、このように文章を書き直します。

    【相談】
    今更かもしれませんが、教えてください。
    このページの意図としては、「ゲートとセンサーの距離30m確認してください」という意図がありますか?
    それとも、脱落もあるので「30m確認しなくてもいい場合」も含まれていますか?


    3. 箇条書きを多用しない

    箇条書きは便利すぎるので、安易に使いすぎる人が散見される気がしています。
    箇条書きを使うときは、次のことを意識すると良いと思います😊

    • 一つしかない事柄の場合は、箇条書きは使わない
    • 並列な情報にのみ、箇条書きを使う

    箇条書きは使いすぎると、かえって文章の見づらさ増してしまいます。
    使いやすいですが、使う際は注意が必要です。


    4. 因果関係がある場合にのみ、「→」を使う

    矢印(→)が便利すぎて、これも箇条書きと同じように安易に使う人が、散見される気がしています。
    この矢印というのは、前述の情報の因果関係を補足する場合のみ、使うべきです。


    ダメな矢印の使い方の例は、以下のものになります。

    Gatsby.jsの特徴

    • データベースなしでブログが作れる
      • サーバー代がかからない
      • メンテナンスコストがかからない
    • SPAでブログが作れる
      • 非同期通信であるSPAが使える
      • スマホアプリと同じように滑らかなブログが作れる

    いい例の矢印の使い方は、以下のような使い方になります。

    Gatsby.jsの特徴

    • データベースなしでブログが作れる
      • サーバー代がかからず、かつメンテナンスコストがかからない
    • SPAでブログが作れる
      • 非同期通信なので、スマホアプリと同じように滑らかなブログが作れる

    このように矢印は、簡潔に要点を書き、かつ複数行で使わない方が良いです😊


    5. 強調したい文章は、必ず太字を使う

    このブログでも意識していることですが、強調したい文章の場合、文字は太字で強調させたほうがいいです。
    いわゆる「鍵かっこ」や、英語圏でいうところの「Air quotes」にあたります。

    文章というのは必ず、重要な情報やそうでない情報や、文章の論理構成があります。
    それを太字を使って、文章の主張の強弱をわかりやすくさせます。

    文章術ができていない人は、言葉の使い方や趣向にばかり拘って、このような「小さい気配り」ができていません。
    気配りの積み重ねで、文章というのは格段に見やすくなります😊

    Slackでは、文章を選択して「Ctrl + B」で、文字を太字にすることができます。


    6. リンクは必ず文字に埋め込む

    これは読んで字のごとくですね。
    至って言いたい内容はシンプルです。

    Slackには文字にリンクを埋め込む機能が存在します。
    にもかかわらず、文章にリンクをそのまま貼り付けて送るだけの方が、とても多いです。

    これも「小さな気配り」の一つですね。
    このような心がけの積み重ねが、文章をより見やすくしてくれます😊

    Slackでは、リンクをコピーした状態で文章を選択して、「Ctrl + V」でリンクを埋め込むことができます。

    リンクされた文字はわかりづらいので、合わせて「文字を太字にする」と尚良いです😀


    7. 絵文字を使う

    いろんな人たちのSlackの使い方を見ていて、結構多いのがこれ。
    みんなもっと絵文字を使いましょう😊

    文章のコミュニケーションというのは、対面とは違い相手の感情や表情が見えません。
    その欠点を、絵文字を使って補うのです。

    このブログも、意図的に絵文字を使っています。
    このほうが文章を見たとき、読者に親近感をもたれると思っています😀

    これは仕事をしている際の、同僚とのコミュニケーションにもいえます。
    絵文字を適度に使うと、テキストでも非常に柔らかいコミュニケーションを行うことができます😊


    まとめ

    • リモートワークで「文章力がない」のは、かなり致命的
    • 文章がわかりづらいと、仕事相手に重大な誤解を与えてしまう
    • 文章力がない人に、重要な仕事は絶対に任せない
    • 小さな心がけの積み重ねを行うだけで、文章は格段に見やすくなる
    • 適度に絵文字を使う

    以上になります。
    ではでは、またね〜🤗

    • 【Slack】リモートワークで生産性が上がる文章の書き方を考える

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