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    見やすい文章の書き方を詳しくまとめました【リモートワークでは必須】

    見やすい文章の書き方を詳しくまとめました【リモートワークでは必須】

    こんにちは、シンヤです!

    今回は、見やすい文章の書き方を詳しくまとめました【リモートワークでは必須】というテーマで、お話しいたします。


    見やすい文章を書くコツ

    具体的に以下のように考えてみました。

    1. 「文字壁」を使わない
    2. 「箇条書き」を多用しない
    3. 「段落番号」を多用しない
    4. 「矢印(→)」を多用しない
    5. 「罫線記号(└)」を使わない
    6. 「見出し」を書く
    7. 各章ごとに「区切り線」を入れる
    8. 適度に「絵文字」を使う
    9. 強調したい文章には「太字」を使う
    10. 「抽象的な横文字」を使わない
    11. リンクは文字に埋め込む
    12. 「結論」「理由」「具体例」を述べる
    13. ひらがなと漢字のバランスを意識する
    14. 文章は適度に句点で区切る
    15. 接続詞の使用は最小限に抑える
    16. 同じ語尾の使用は最小限に抑える

    以上になります。
    ちょっと多いですね・・・

    今回は僕が考える全ての「ビジネスライティングの基本」を詰め込むつもりですので、項目が多くなってしまいました😅

    以下に詳しく解説いたします。


    1. 「文字壁」を使わない

    文字壁とは文字通り、「文字でいっぱいに塗り尽くされている文章」のことです。
    例文をあげると、以下の様な文章になります。

    今更感強いかもしれないですが、教えてください。このページって意図としてはここに表示されている情報全てに関してゲートとセンサーの距離30mを確認してくださいって意図があります?脱落も含んでいるから30m確認しなくてもいいやつも含まれている?

    僕であれば、以下の様に文章を書き直します。

    【相談】
    今更かもしれませんが、教えてください。
    このページの意図としては、「ゲートとセンサーの距離30m確認してください」という意図がありますか?
    それとも、脱落もあるので「30m確認しなくてもいい場合」も含まれていますか?

    文字壁は、とにかく見にくい。
    にもかかわらず、ビジネスライティングに慣れていない多くの方々が、この「文字壁」を使いまくっています。

    このような塗りつくような文章が送られてくると、相手はまず頭の中で文章の構成を崩して、書き手が言いたいことを予想しないといけません。

    それでは、思わぬ誤解や行き違いが生まれやすくなってしまいます。
    最悪、書き手の意図と違う仕事を、相手がしてしまうかもしれません。

    まとめますと、文字壁を使ってしまうと・・・

    1. とにかく見にくい文章になってしまう
    2. 相手に誤解を与えやすくなってしまう
    3. 書き手の意図と違う仕事を、相手がしてしまう可能性が高まる

    これは仕事を進めていく上で、非常に大きなデメリットとなります。


    2. 「箇条書き」を多用しない

    便利だからなのか、箇条書きを多用してしまう人が多いです。
    安易に箇条書きを使うと、かえって文章が見づらくなってしまいます。

    箇条書きを使うときは・・・

    • 並列な情報になっているとき
    • 2つ以上の情報を入力するとき

    に対して、使うべきです。
    例えば、このような感じで書くといいと思います😊

    今年度の売上が減っている理由3つ
    ・顧客が減っている
    ・同業他社が増えた
    ・広告費を削っている


    3. 「段落番号」を多用しない

    文章の順番に流れがない場合は、段落番号は使わないほうがいいです。
    流れになっていないのに「この情報の後には流れに沿った情報があるのかな?」と思わせてしまいます。

    段落番号を使うときは・・・

    文章の順番の流れを説明する場合

    のみに限定して使うといいです😊
    例えば、このような感じで書くといいと思います😊

    カレーの作り方
    1.まず人参を切る
    2.次にジャガイモの皮を剥く
    3.お鍋に水を入れて沸騰させる


    4. 「矢印(→)」を多用しない

    矢印は便利すぎて、とにかく何にでも使ってしまう人を、多く見かけます。
    矢印を使う場合は・・・

    前の情報の因果関係を引用する場合

    のみに、使うといいです😊
    例えば、このような感じです。

    • こちらの施策は、今すぐ行うのではなく、1週間待ったほうがいいです
      • 別の施策を走らせているので、今実施すると同時に複数の施策が走ってしまう為

    5. 「罫線記号(└)」を使わない

    罫線記号(└)を使いすぎると、逆に因果関係や構造がわかりにくくなってしまいます。
    これは、多用しないではなく「使わない」です。


    こんな文章になってしまいます

    ・相談の背景は?
    └登録初期手数料無料キャンペーンを打ちたい
    └現在は手数料が20万円だが、これを0円にして一気に契約数を増やしたい
    └何も知らない経営者から見ると他社との違いが差別しにくい


    因果関係を説明する時は、

    • 矢印を使う
    • 一つだけ引用する

    を徹底しましょう。


    6. 「見出し」を書く

    見出しをつけると、文章を通じて言いたいことをすぐに伝えることができます。
    内容をぱっと見て、概論だけでも判断できればそれだけで助かります😊

    仕事をしている人は、みんな忙しいのです。
    一つ一つ文章を見ている時間はありません。

    具体的なには、主に以下のものがあると思います。

    • 報告
    • 連絡
    • 相談
    • 依頼
    • 共有
    • お願い

    などでしょうか。
    例えば僕であれば、以下のように見出しをつけて文章を考えます。

    【お願い】
    UIに関するコメントは、今後はFigma上でお願いいたします。

    などですね。
    こちらは実際に私が送ったことのある、メッセージの一つになります。

    これだけでも「相手が何を言いたいのか」が、すぐにわかったと思います😊


    7. 各章ごとに「区切り線」を入れる

    本や文章というものは、必ず「章」という区切りを入れて、文章に脈絡や緩急を与えられる様に工夫されています。

    基本的に縦長に文章を読むWebでは、章の区切りはわかりづらいので、「区切り線」を入れると見やすくなると思います😊
    例えば、以下のような書き方がいいと思います。

    お疲れ様です。
    以下の件で、ご相談したいことがございます。
    --- (区切り線)
    【相談】
    → バナーのテキスト文について相談したいです

    【内容】
    来週、新しいバナーを作ります。
    それに伴い、以下の訴求が考えられると思っています。
    1. 他社より価格が安い
    2. 業界最大規模
    3. ユーザー満足度No.1⭐️
    自分は⭐️マークの「3. ユーザー満足度No.1」がいいと思っています。

    【理由】
    ユーザーの声を入れられる
    満足度No.1で訴求しているバナーは少ない
    CPCが安い
    かつCTRも高そう
    --- (区切り線)
    以上のように考えていますが、○○さんのご意見をお伺いしたく思います。

    区切り線を起点にして、上から順に・・・

    • 挨拶文
    • 相談内容
    • 相談のお願い

    に要素分解して、区切り線を入れています。


    8. 適度に「絵文字」を使う

    文章というのはところどころ絵文字を使うと、感情表現豊かな文体になります。

    なぜなら、人は言葉だけじゃなくて「感情」「表情」「仕草」でもコミュニケーションを取るからです。

    外国語が全く話せなくても、現地へ行けば大抵のコミュニケーションはできます。
    それは、人は言葉だけじゃなくて「感情」「表情」「仕草」でもコミュニケーションをするからです。

    やりとりが文章のみだと、この「感情」「表情」「仕草」でコミュニケーションが取れません。
    つまり絵文字を使うことで、文章のみでは伝わりづらいコミュニケーションを補うのです。

    これを意識するだけで、文章でのやりとりが劇的にスムーズになります😊


    9. 強調したい文章には「太字」を使う

    文章というのは、必ず流し読みして欲しい文章と、強調したい文章があります。
    ですが多く人たちは、文章をただ流し込むだけで、強調したい文章に太字を使う習慣が、少なすぎる気がします。

    それでは「この文章では何が大切なのか?」を、文体から読み取るしかありません。
    それはわかりづらい文章を書いてしまう遠因にもなります。

    小さな心配りですが、この小さな心配りで「劇的に文章が見やすくなる」なら、使わない手はありません😊


    10. 「抽象的な横文字」を使わない

    抽象的な横文字とは、例えば以下の様なものです。

    • KPI
    • CVR
    • ROI
    • PDCA

    これらの言葉は、IT業界では日常業務で結構使います。
    僕はこれを、全くIT業界を知らない人でもうまく説明できる自信があります。

    仮に「KPIってなんですか?」「ROIってなんですか?」と子供に聞かれても、答えられる自信があります。

    具体的に説明すると、以下の様になります。

    • KPI:目標
    • CVR:コンバージョン率
    • ROI:投資利益率
    • PDCA:プロダクトを改善し続ける

    さらに6歳の子供に説明するなら、以下の様に説明します。

    • KPI
      • 仕事をやる意味
    • CVR
      • どれだけのお客様が、商品を買ってくれたか
    • ROI
      • どれだけお金が儲かったか
    • PDCA
      • お客様を増やすアイデアを、考え続ける

    などですかね。
    IT業界の人たちって、言葉の意味をわかっていないのに、安易に横文字を使う人が多すぎる気がします。
    だから、初心者の人には何を言っているのか分からないのです😓

    相手に意図が伝わらないなら、それは「文章」ではありません。
    その様な文章は、「駄文」といいます。

    アインシュタインは、「6歳児の子供に説明できなければ、意味を理解したことにはならない」といいました。
    本当にその通りだと思います。

    人間の脳みそは、6歳児になるとすでに90%は完成しているそうです。
    子供にわかりやすく説明できないうちは、物事を理解しているうちに入らないのです。


    11. リンクは文字に埋め込む

    主にSlackなどのチャットツールでよくあるのですが、URLを共有する際にただ貼り付けるだけの人が多い気がします。
    ただリンクを貼るだけだと文章が助長になってしまうので、文字に埋め込むといいです😊

    Slackなら、文字を選択して「Ctrl + V」で文字にリンクを埋め込むことができます。

    リンクを貼り付けただけだとわかりづらいので、強調したい文字には太字を使うテクニックと併用するといいです。

    Slackなら、文字を選択して「Ctrl + B」で文字を太字にできます。


    12. 「結論」「理由」「具体例」を述べる

    人に何かを伝えるときは・・・

    1. 結論
    2. 理由
    3. 具体例

    この順番に文章を組み立てて説明するといいです。
    実はもうこの方法を使った例文を出しています😊
    以下の文章です。

    【相談】← 結論:何をしたいか?
    → バナーのテキスト文について相談したいです

    【内容】← 理由:なぜしたいか?
    来週、新しいバナーを作ります。
    それに伴い、以下の訴求が考えられると思っています。
    1. 他社より価格が安い
    2. 業界最大規模
    3. ユーザー満足度No.1⭐️
    自分は⭐️マークの「3. ユーザー満足度No.1」がいいと思っています。

    【理由】← 具体例:なぜそう言えるか?
    ユーザーの声を入れられる
    満足度No.1で訴求しているバナーは少ない
    CPCが安い
    かつCTRも高そう

    要は、「伝えたいことを簡潔に、分かりやすく伝えましょう」ということです😊


    13. ひらがなと漢字のバランスを意識する

    日本語というのはよくわからないですが、漢字よりもひらがな表記の方が、柔らかい印象を与えます。
    つまり、同じ意味でも少し優しく感じます😊
    例えば・・・

    • A:簡単
    • B:かんたん

    どちらがより簡単そうに見えたでしょうか?
    答えは「B:かんたん」だと思います😊

    マーケティングの世界では、お客様に与えたい印象によって、ひらがなと漢字を使い分けています。
    これはそのまま、ビジネスライティングにも活かせます。

    ビジネスライティングで例文を出すと・・・

    • A:ありがとうございます!
    • B:有難うございます。

    どちらがより親近感を覚えたでしょうか?
    答えは「A:ありがとうございます!」だと思います😊

    ひらがなが多すぎてもダメですが、漢字が多すぎてもダメです。
    漢字で説明しなくてもわかる文章は、なるべくひらがなを使うといいです😊


    14. 文章は適度に句点で区切る

    これはそのままの意味ですね。
    文章というのは、適度に句点(。←これ)で区切るといいです。

    句点は「この文章はここで終わりです」という意味を持たせます。
    つまり、助長な文章になりにくいということです。


    15. 接続詞の使用は最小限に抑える

    上記14とも結構密接に関わってくる要素ですね。
    文章の接続詞は、最小限に抑えるよう徹底しましょう。

    接続詞はご存知ですよね。
    「〜が」「〜なお」「〜または」など、文章と文章をつなげる役割をはたす単語のことです。

    接続詞を使いすぎると、前後のどちらが「本当に伝えたいことなのか」わからなくなってしまいます。
    使うときは、入れないと前の文章の意味が伝わらない場合のみ、使うといいです😊

    接続詞を使いすぎると・・・

    • 文章がわかりづらくなる
    • 文字壁が発生しやすくなる
    • 助長な印象を与える

    などのデメリットがあります。
    接続詞を使いすぎる癖は、「断言する単語で文章を終わらせる」習慣をつけると防げます😊


    16. 同じ語尾の使用は最小限に抑える

    これも文字通りの意味ですね。

    日本語というのは理由はわからないですが、同じ単語を繰り返し使いすぎると、幼稚な印象を与えます。

    特によくあるのが、同じ語尾を繰り返し使ってしまうことですね。
    「〜です」「〜ます」「〜でしょう」「〜した」などでしょうか。
    これを防ぐには・・・

    • 3回以上同じ語尾を使わない
    • 一つ同じ語尾を使ったら、次は違う語尾を使う
    • 3行以上の文章は書かない
    • 章の締めくくりは「〜でしょう」で締める

    などで対処できます😊


    リモートワークでは「文章力は必須」

    仕事というのは、ほとんどが文章で回っています。
    誰かが要件を定義して、内容を誰でもわかるように言語化しています。

    つまり文章を書いてないうちは、仕事しているうちに入らないと僕は思います。

    今までは文章がかけなくても、隣に上司や先輩がいたら、わからない箇所は口頭で聞けました。
    ですが、コロナの影響でリモートワーク化が進み、みんな遠隔で作業するようになりました。

    つまり、昔と比べて文章でやりとりする機会が、格段に増えたということになります。
    いきなり文章でやりとりすることが、必須の時代となってしまったのです😱

    当然の如く、今まで文章を書いた経験がない人がほとんどなので、「意味が伝わらない文章」を書きまくっている人が多すぎます。

    もう本当に、ひどい有様なんですよ😅
    リモートワークでは、「文章力は必須」です。
    是非この機会にみんな、文章を書く作業に慣れてください😊


    最後に

    自分が文章を書いてきて手に入れた、ビジネスライティングの技術を全部言語化しました。
    なかなか長くなりましたが、読み応えがある記事になったのではないでしょうか?

    ではでは、またね〜🤗

    • 見やすい文章の書き方を詳しくまとめました【リモートワークでは必須】

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