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    文章を劇的に見やすくする「Slackの使い方」をお教えいたします【みんなのSlack見づらすぎ!】

    文章を劇的に見やすくする「Slackの使い方」をお教えいたします【みんなのSlack見づらすぎ!】

    こんにちは、シンヤです!

    今回は、文章を劇的に見やすくする「Slackの使い方」をお教えいたしますというテーマで、お話しいたします。


    僕のSlackの使い方

    企画側とやりとりした時のSlackがあったので、忠実に再現した写真を載せてみます。

    今回は、

    • 見やすい文章を書く技術
    • 自分なりに研究したSlackの使い方

    を、合わせてご紹介したいと思います。


    Slackって何?

    この記事はITに詳しくない人も見ていると思うので、まずSlackについて説明します。
    Slackとは、

    仕事が劇的にやりやすくなる、チャットツール

    です。主に、

    • 特定の人たちだけの部屋(チャンネル)が作れる
    • 無料電話ができる
    • 発信した情報に対してのまとまり(スレッド)が作れる
    • 他のツールと連携ができる(Twitterとか)
    • 自分だけのSlackアプリが作れる

    ができる、チャットツールです。
    色々と改造が出来て、情報をまとめることもできるので、IT業界で特に人気の高いチャットツールです。


    まず「見やすい文書の書き方」からお教えいたします

    Slackはあくまで「ツール」なので、見やすい文章の書き方がわからないと、意味がありません。

    以前、
    【だれでもできる】見やすい文章を書く「5つのコツ」をお教えいたします【ほぼ全部YouTubeで学びました】
    という記事を書きましたが、この記事は「ブログの書き方」に焦点を当てたので、

    Slackで使いやすい文章の書き方

    に焦点を当てて説明します。
    とはいえ、似ている部分も結構あります😀


    見やすい文章を書く「10ヶ条」

    具体的には、以下の通りです。

    1. 「505の法則」を徹底する
    2. 「箇条書き」を多用しない
    3. 「段落番号」を多用しない
    4. 「矢印(→)」を多用しない
    5. 「罫線記号(└)」を使わない
    6. 自分の担当領域は「断言する」
    7. 「見出し」を書く
    8. 見出しに「相手に何をして欲しいのか」書く
    9. 要件ごとに「区切り線」を入れる
    10. 「横文字」を多用しない

    それぞれ詳しく解説していきます。

    1. 「505の法則」を徹底する

    いつもいつも言っていることですが、また詳しく解説いたします😅
    「505の法則」とは、こちらの「マコなり社長」さんの動画で解説されている技術です。

    ほとんどこれを意識するだけで、見やすい文字が書けると思います!
    どういうことかというと、

    • 1文に50文字以上書かない
    • 5行以上の文字を書かない

    ということです。要約すると、

    文字壁を作らない

    です😊


    以下がダメな例の文章です

    お疲れ様です。
    先日提案致しましたAとBの資料について、ご確認したいことがございます。
    こちらですが、先日先方から同業他社と比較検討したいため、契約を打ち切りたいとの連絡がありました。もちろん引き留めはしましたが、どうしても先方が早急に「契約を打ち切りたい」と言ってきたので、困っています。
    とりあえず、契約は締結されていますし、今すぐ契約を打ち切るとなると「契約破棄」となってしまうため、100%の違約金100万円が発生してしまうことをお伝えいたしました。それでも先方の意思は固く、早急に契約を打ち切りたいとの一点張りとなっております。

    2. 「箇条書き」を多用しない

    便利だからなのか、箇条書きを多用してしまう人が多いです。
    箇条書きを使うときは、

    • 並列な情報になっているとき
    • 2つ以上の情報を入力するとき

    に対して、使うべきです。


    以下がダメな例の文章です

    今年度の売り上げが減っている理由
    ・根本的な原因は、顧客が減っているから
    ・顧客が減っているのは、同業他社が増えたから
    ・広告宣伝費が減っていきているのも拍車をかけている

    今年度の売り上げが減っている理由
    ・競合にシェアを奪われているから


    「箇条書き」を使うときは、以下のように書きましょう

    今年度の売上が減っている理由3つ
    ・顧客が減っている
    ・同業他社が増えた
    ・広告費を削っている

    3. 「段落番号」を多用しない

    文章の順番に流れがない場合は、段落番号は使わないほうがいいです。
    でないと、流れになっていないのに「この情報の後には流れに沿った情報があるのかな?」と思わせてしまいます。


    以下がダメな例の文章です

    今年度の売上が減っている理由3つ
    1.顧客が減っている
    2.同業他社が増えた
    3.広告費を削っている


    「段落番号」を使うときは、以下のように書きましょう

    カレーの作り方
    1.まず人参を切る
    2.次にジャガイモの皮を剥く
    3.お鍋に水を入れて沸騰させる

    4. 「矢印(→)」を多用しない

    矢印は便利すぎて、とにかく何にでも使ってしまう人を、多く見かけます。
    矢印を使う時は、

    前の情報の因果関係を引用する場合

    のみに、使うといいです。

    例えば、このような感じです。

    こちらの施策は、今すぐ行うのではなく、1週間待ったほうがいいです
    → 別の施策を走らせているので、今実施すると同時に複数の施策が走ってしまう為

    5. 「罫線記号(└)」を使わない

    罫線記号(└)を使いすぎると、逆に因果関係や構造がわかりにくくなってしまいます。
    これは、多用しないではなく「使わない」です。


    こんな文章になってしまいます

    ・相談の背景は?
    └登録初期手数料無料キャンペーンを打ちたい
    └現在は手数料が20万円だが、これを0円にして一気に契約数を増やしたい
    └何も知らない経営者から見ると他社との違いが差別しにくい


    因果関係を説明する時は、

    • 矢印を使う
    • 一つだけ引用する

    を徹底しましょう。

    6. 自分の担当領域は「断言する」

    自分の担当領域なのに「〜だと思います」「〜だと考えられます」を使う人が多すぎます。
    自分の担当領域の仕事なのに、断定した言い方ができないのは、

    自分の仕事に自信が持てないから

    です。
    あなたにビジネス上の決定権がなかったとしても、自分の担当領域の最後の意思決定者はあなたです。
    自分の担当領域の仕事は、必ず「〜です」「〜ます」の口調で終えるようにしましょう。

    7. 「見出し」を書く

    とりあえず文章を殴りつけるような送り方は、やめましょう。
    相手が言いたいことを理解する流れは、

    1. まず「何を言いたいか」をざっくり理解する
    2. 次に文章を読んで、大枠を理解する
    3. 大枠を理解したら、相手の言いたいことを整理する
    4. 最後に、自分の言葉で発信する

    の4つの流れを挟みます。
    「見出し」は、1番目の部分にあたります。
    なので、まず「見出し」を入れてもらわないと、あなたの言いたいことを理解するのに、時間がかかるのです。

    8. 見出しに「相手に何をして欲しいのか」書く

    これは先ほどの補足的な情報です。

    見出しを書く時は、冒頭に「何をして欲しいのか」を書くといいです。
    例を挙げると、

    • 【依頼】ロゴマークの作成をお願いいたします
    • 【報告】今月から新しい仲間が増えました!
    • 【相談】こちらの応募者の書類審査をお願いいたします

    みたいな感じですね。

    9. 要件ごとに「区切り線」を入れる

    Slackは文章が長くなりがちなので、要件ごとに区切り線を入れると、見やすくなります。

    例を挙げると、このような感じです

    10. 「横文字」を多用しない

    日本中のIT技術者に言いたいんですけど、

    みんな横文字多用しすぎぃ!

    です。 横文字は見た相手に、「それって何が言いたいの?」と考えさせてしまうので、無駄な時間を発生させてしまいます。
    例を挙げると、

    • KPI
    • CTR
    • CVR
    • ROI
    • PDCAを回す
    • アフィ
    • アドオンする
    • ジョインする

    これ、僕が聞いたら、

    • KPI > 今の目標
    • CTR > クリック率
    • CVR > 目標達成率
    • ROI > 利益率
    • PDCAを回す > 改善し続ける
    • アフィ > 広告
    • アドオンする > 追加する
    • ジョインする > 参加する

    っていうのを、いちいち脳内変換しないといけないんですよね。
    これ、ものすごい無駄な時間だし脳内リソースの無駄なので、本当にやめて欲しい😅
    相手のことを想うなら、必要ない横文字を使うのは避けましょう。


    Slackの便利な機能3つ

    さて、前置きが長くなってしまいましたが、Slackには便利な3つの機能があります。
    この機能と、上の文章の書き方を組み合わせれば、最強のSlack文章が出来上がります😀

    その機能とは、以下の3つです。

    • 文字を太字にする
    • 文字にリンクを貼れる
    • リンクした文字を太くできる

    以下に詳しく解説いたします。

    文字を太字にする

    Slackは、文字を選択して「Ctrl + b」で、文字を太字にすることができます。

    文字にリンクを貼れる

    Slackは、文字を選択して「Ctrl + v」で、文字にリンクを貼ることができます。

    リンクした文字を太くできる

    Slackは、リンクを入れた文字も、先ほどの使い方で文字を太くできます。

    つまり、上記3つを組み合わせると、

    いちいち超長いURLを入れる必要がなくなる

    のです。
    こんな感じに。

    「これ見てください」「あれ見てください」とURLを送ってくるのはいいです。
    が、URLを直接貼ると、無駄にスレッドが長くなって見づらくなってしまいます。
    このテクを使うだけで、格段に見やすいSlackにすることができます。


    見やすい文章を書くことは、IT技術者にとって命

    • エンジニアだから文章が書けない
    • 技術職に文章を書く能力なんて必要なのか?
    • 広報じゃないのに・・・

    と言って、文章を書くことをおろそかにする人がいます。

    ダメです!

    文章は、知的労働者であるIT技術者にとって、命です。
    仕事というのは、文章で成り立っています。
    つまり、見やすい文章が書けないことは、

    仕事や会社を回していくことができない人材

    ということです。

    文章を書けない人には仕事を任せられないので、誰かがあなたの仕事の尻拭いをしています。


    最後に

    余談的な話ですが、最近デザインレビューやマークアップのコードレビューをすることが増えてきました。
    ということは、人に指示を出したり、文章でまとめたりする仕事が増えたということです。

    なので今思うと、

    僕って結構わかりにくい文章でレビューお願いしてたなぁ

    って、思うことが多々増えてきました。
    まぁ、リーダーあるあるなんですかねぇ😅

    では、今日は「美佳子@ぱよぱよ」を聴きながら寝ます😴

    ではでは、またねー😀

    • 文章を劇的に見やすくする「Slackの使い方」をお教えいたします【みんなのSlack見づらすぎ!】

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